Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi: 11.7.2022

1. Rekisterinpitäjä

Renoa Group Oy tai kukin konserniyhtiö itsenäisenä rekisterinpitäjänä (Renoa Putkipalvelut Oy, Renoa Viemäripalvelut Oy, Renoa Sähköpalvelut Oy, Renoa Talotekniikka Oy, Renoa Huoltava Oy)

Osoite: Sievisenmäentie 10 B, 40420 Jyskä

Puh.: 020 7669 940

(jäljempänä ”Renoa” tai ”me”)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Tuomas Hämäläinen

Sähköposti: tietosuoja@renoa.fi

3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työhakemusten vastaanottaminen ja käsittely sekä Renoa-konserniin kuuluvien yritysten rekrytointiprosessien hallinnointi. Käsittelemme palvelukseemme hakeneiden henkilöiden työnhakuprosessiin liittyviä tietoja tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi ja päätöksentekoa varten työtehtäviä täytettäessä.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

• oikeutettu etumme, joka perustuu tarpeeseen käsitellä henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin ja joka muodostuu siitä yhteydestä, joka syntyy välillemme
• antamasi suostumus, joka voidaan pyytää seuraavissa tilanteissa:
  • henkilötietojen kerääminen suosittelijoilta
  • henkilötietojen käsittely soveltuvuusarvioinneissa
  • henkilötietojen käsittely lääketieteellisten testien suorittamisen yhteydessä
  • muista Renoan avoimista työpaikoista tiedottaminen sähköisillä uutiskirjeillä

4. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme työnhakijarekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietojasi:

• perustiedot kuten nimi, syntymäaika, asiointikieli, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana ja valokuva;
• yhteystiedot kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, kotiosoitetiedot;
• hakemaasi työtehtävään liittyvät tiedot kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive, aloittamiseen liittyvät tiedot. Tarkemmat tiedot ilmenevät työnhakuilmoituksesta;
• työnhakuprosessin yhteydessä meille antamasi soveltuvuuden kannalta tärkeät tiedot ja muut tiedot itsestäsi, taustastasi ym. kuten opiskeluun ja koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin sekä referenssit
• suostumuksellasi tehdyn henkilöarvioinnin ja soveltuvuusarvioinnin tulokset ja näitä koskevat tiedot sikäli, kuin käsittely on tarpeen työhön soveltuvuuden arvioimiseksi;
• mahdollisesti hankittavat henkilöluottotiedot ja turvallisuusselvitysten todistukset sikäli, kuin soveltuva lainsäädäntö sallii tällaisten tietojen käsittelyn ja käsittely on tarpeen työhön soveltuvuuden arvioimiseksi;
• rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä; ja
• mahdolliset muut tiedot, jotka olet itse vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai muutoin nimenomaisesti julkaissut ammatillisessa tarkoituksessa kuten LinkedIn-profiili tai erikseen suostumuksellasi keräämämme tiedot, kuten tiedot suosittelijoista.

Henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme edetä työnhakuprosessissa.

5. Mistä saamme tietoja?

Rekisteriin tallennettavien tietojen tietolähde olet pääsääntöisesti sinä itse työnhakijana. Saamme tietoja, kun täytät työnhakulomakkeen verkkosivuillamme tai sosiaalisessa mediassa, tai jos jätät meille avoimen työhakemuksen muun viestintäkanavan kautta. Muita tietolähteitä käytämme laissa säädetyissä rajoissa, tällaisia ovat esimerkiksi suosittelijat, joilta voimme kerätä tietoja suostumuksellasi. Käytämme tarvittaessa myös rekrytointikonsultteja tietolähteenä.

Jättämällä työhakemuksen annat luvan kerätä tietojasi ammatillisessa tarkoituksessa julkaisemastasi profiilista siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka.

6. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty ja saatu suostumustasi, kuten soveltuvuusarviointeja varten. Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten TE-toimistoille.

Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Renoa Group Oy toimii henkilötietojen käsittelyssä käsittelijänä muiden konserniyhtiöiden lukuun käyttämämme järjestelmän ja HR-tukipalveluiden osalta. Lisäksi käytämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita seuraavien palveluiden osalta:

– HR- ja rekrytointipalvelut

– IT-järjestelmätoimittajat

Olemme huolehtineet tietosuojastasi alihankkijoidemme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset.  Emme voi nimetä kaikkia alihankkijoita esimerkiksi kehitysvaiheessa olevien projektien vuoksi, joten olemme päätyneet nimeämään vain alihankkijatyypit.

Emme lähtökohtaisesti siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Käytössämme olevat rekrytointijärjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn järjestelmään EU/ETA-alueen ulkopuolelta Yhdysvalloista esimerkiksi teknisen tuen tarjoamista varten. Milloin henkilötietoja käsitellään EU/ETA-alueen ulkopuolella, huolehdimme, että palveluntarjoaja on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita sekä asianmukaisia lisäsuojatoimenpiteitä.

7. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävien tietokantojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä työnhakijoiden tietoja. Rekisteri on suojattu tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu käyttäjätunnuksella, salasanalla, palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla. Rekisteri säilytetään teknisen ylläpitäjän suojatuilla palvelimilla, ja sähköinen yhteys on suojattu. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia saamistaan tiedoista. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen ja lainsäädännössä määritettyjen kanneaikojen vuoksi on tarpeellista. Työnhakijoiden tiedot tuhotaan kahden (2) vuoden kuluessa niiden keräämisestä. Mikäli sinusta tulee työntekijämme, säilytämme työnhakijana antamiasi ja työnhakuun liittyviä tietoja osana henkilöstöprofiiliasi työntekijöidemme tietoja koskevan tietosuojaselosteen mukaisesti.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

8. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista.

Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

9. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.